OVERVIEW
Merakyn è un'agenzia di consulenza e società benefit specializzata nel supportare PMI e startup nelle strategie di go-to-market e nelle prime fasi di scale-up. Guidata dal Founder & CEO Lorenzo D'Amelio, l'azienda offre servizi di marketing strategico, supporto per bandi a fondo perduto, consulenza sulla sostenibilità e accompagnamento nella trasformazione in Società Benefit e B Corporation.
Nonostante l'expertise nel supportare altre aziende a crescere, Merakyn stava affrontando internamente sfide significative legate all'organizzazione e alla scalabilità dei propri processi. L'ironia non sfuggiva a Lorenzo: erano esperti nel guidare altre aziende verso il successo, ma internamente stavano lottando con l'"entropia" operativa.
C'era un po' di disordine e una certa inefficienza, con un utilizzo non ottimale del mio tempo e di quello del team in diversi ambiti: gestione dei progetti, ambito sales, economics come forecast, ambito comunicativo…il disordine derivava dalla mancanza di sistemi o strategie adeguatamente organizzati. Sapevo che se avessimo gestito meglio queste cose, ne avremmo guadagnato di soddisfazione mia e del team.
—Lorenzo D'Amelio, Founder & CEO di Merakyn
LA SFIDA: UN TETTO INVISIBILE ALLA CRESCITA
L'entropia Dei Processi Disconnessi
La sfida principale di Merakyn non era legata a singoli strumenti o competenze, ma alla frammentazione dei suoi processi. Come molte agenzie in crescita, utilizzavano diversi tool che non comunicavano tra loro, creando silos informativi e colli di bottiglia operativi.
Questa disconnessione generava:
Inefficienza nella gestione dei progetti client
Mancanza di visibilità completa nel processo di vendita
Difficoltà nel forecast finanziario
Comunicazione interna dispersiva
Impossibilità di scalare in modo sostenibile
Ma la vera sfida era più profonda e sistemica, come sottolinea Lorenzo:
Se vuoi scalare, non puoi fare a meno di un sistema di questo tipo. Non è una questione di ore o opportunità perse, è proprio una questione di volumi da gestire, di attività da gestire, per le quali non riesci a strutturare il tuo lavoro senza un sistema adeguato.
—Lorenzo D'Amelio
Il Passaggio Dal Tool Alla Strategia
Prima di iniziare la collaborazione, Merakyn aveva già tentato di migliorare i propri processi con vari strumenti, ma senza un approccio strategico e integrato. Lorenzo ha riconosciuto che il problema non era nella scelta degli strumenti, ma nell'assenza di una visione sistemica:
Non è una questione di tool, ma di strategie e processi. Ho capito che la differenza sta proprio in questo. Serve consapevolezza e umiltà per riconoscere con quali partner si può sviluppare una progettualità che valorizzi i tool e ci permetta di scegliere quelli davvero utili, senza partire dal tool stesso.
—Lorenzo D'Amelio
LA SOLUZIONE: UN SISTEMA OPERATIVO AZIENDALE COMPLETO
1. Audit Dei Processi Aziendali
Abbiamo condotto un audit completo delle operazioni di Merakyn, scoprendo entropia attraverso project management, tracciamento vendite, previsioni finanziarie e comunicazioni interne. Il problema centrale non erano i singoli strumenti, ma la loro disconnessione che creava inefficienze e rendeva impossibile la scalabilità.
L'approccio iniziale è stato di "zoom out" - guardare l'intero ecosistema aziendale anziché concentrarsi su singoli punti problematici. Questo ha permesso di identificare le connessioni mancanti tra i diversi processi aziendali.
2. Progettazione E Implementazione Del Sistema
Abbiamo progettato un ecosistema interconnesso basato su ClickUp con:
Creazione automatizzata dei progetti
Flussi di lavoro integrati CRM-progetto
Canali di comunicazione unificati
Template di progetto standardizzati per servizi ricorrenti
Form di onboarding clienti integrati nel sistema
Struttura di forecasting sales e tracking delle opportunità
L'aspetto cruciale è stato collegare processi precedentemente isolati—dal tracciamento dei deal alla consegna del progetto—eliminando i passaggi manuali e creando un vero sistema operativo digitale.
Adesso, un CRM ci consente di registrare potenziali clienti, clienti attivi e clienti passati. Include una sezione dedicata ai deal, dove possiamo monitorare le offerte in preparazione, quelle inviate, in negoziazione, perse o vinte. In questo modo, nulla va perso e tutto viene tracciato. Questi elementi sono tutti collegati tra loro: la sezione progetti è integrata con il CRM. Si tratta di un vero e proprio sistema operativo, in cui ogni parte è connessa e coordinata, risultando estremamente efficiente ed efficace.
—Lorenzo D'Amelio
3. Formazione E Supporto Continuo
La transizione è stata supportata da:
Tutorial dettagliati per ogni aspetto del sistema
Formazione per il team
Approccio graduale all'implementazione
Supporto continuo per ottimizzazioni successive
I RISULTATI: OLTRE L'EFFICIENZA, PRONTI PER IL FUTURO
Man mano che le agenzie crescono, tipicamente colpiscono un tetto operativo dove i processi manuali non possono più supportare volumi aumentati. Merakyn ha sfondato questa barriera abbracciando il pensiero sistematico invece dell'ossessione per gli strumenti.
I risultati concreti includono:
Risparmio di tempo quantificabile (5+ ore a settimana)
Miglior forecast delle vendite con visibilità completa della pipeline
Riduzione delle dimenticanze nei follow-up commerciali
Maggiore soddisfazione del team e capacità di autogestione
Posizionamento come "automation-ready" e "AI-ready"
Ma il valore più grande va oltre i numeri immediati:
Un big bang per la nostra agenzia di consulenza. È stata la genesi di un passaggio a un sistema operativo, un'evoluzione importante. La tua azienda è automation ready o AI ready? Sì o no? Per arrivarci hai bisogno di una strategia, dei processi organizzati. Poi puoi scalare, altrimenti non puoi andare oltre certi livelli.
—Lorenzo D'Amelio
LA CHIAVE: OLTRE GLI STRUMENTI, IL CAMBIO STRATEGICO
La rivelazione del CEO Lorenzo D'Amelio lo cattura perfettamente: "Non è una questione di tool, ma è una questione di strategie, di processi."
Mentre la maggior parte delle agenzie insegue l'ultimo software, ci siamo concentrati sulla progettazione di processi interconnessi prima, selezionando poi la tecnologia per supportarli.
Questo approccio "tool-agnostic" significa che Merakyn non ha solo ottenuto una nuova piattaforma—ha guadagnato un sistema operativo competitivo che li rende automation-ready e AI-ready. Nel mercato di oggi, questo non è opzionale; è la differenza tra agenzie che scalano e quelle che ristagnano.
Diventare automation ready, AI ready, non è più una scelta. Siamo in una situazione come quando c'è stata la pandemia: se non eri online, sei rimasto indietro. Al momento il tema sta diventando che, se non avrai processi di automation o AI inseriti, non sarai più competitivo. Puoi avvantaggiarti perché siamo ancora in una situazione di potenziale vantaggio competitivo, sviluppabile anche prima di altri se fai le cose fatte bene. Tra un po', invece, inizierai a perdere terreno rispetto agli altri.
—Lorenzo D'Amelio
PROSSIMI PASSI: DALL'ORGANIZZAZIONE ALL'INTELLIGENZA
Con un solido sistema operativo in atto, Merakyn sta ora guardando avanti verso:
Integrazione con strumenti di marketing automation
Implementazione di soluzioni AI per content creation
Ulteriore automazione dei processi di business development
La base costruita rende questi passi non solo possibili, ma naturali evoluzioni del sistema creato.
SEI PRONTO A TRASFORMARE LA TUA AGENZIA?
Se, come Lorenzo, stai raggiungendo un punto in cui la tua crescita è limitata da processi frammentati e sistemi disconnessi, è il momento di pensare in modo strategico al tuo sistema operativo aziendale.
Prenditi mezz'ora per riflettere su queste domande:
I tuoi processi attuali supporterebbero il raddoppio del tuo business?
Quante informazioni critiche sono bloccate nei silos delle varie piattaforme?
La tua azienda è veramente "automation-ready" e "AI-ready"?
Non aspettare di sbattere contro il muro dell'inefficienza. Contattaci per scoprire come costruire un sistema operativo che non solo risolva i problemi di oggi, ma ti prepari per le opportunità di domani.